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做外贸必须掌握的与老外沟通22个绝招

时间:2014-07-24 21:58来源:未知 作者:VCPHP网站模板 点击:
第1招:妥善安排会面的约定Id like to make an appointment with Mr. Lee. 当你计划到海外出差,顺道拜访客户时,必须先以书信通知对方。出国前再以Telex或电话向对方确认访问的日期和目的。如

做外贸必须掌握的与老外沟通22个绝招

第1招:妥善安排会面的约定——I’d like to make an appointment with Mr. Lee.

当你计划到海外出差,顺道拜访客户时,必须先以书信通知对方。出国前再以Telex或电话向对方确认访问的日期和目的。如果是临时决定的拜访,也要通过对方的秘书安排,告诉她:“I’d like to make an appointment with Mr. Lee.“(我想和李先生约见一次。)让对方对你的造访有所准备,才会有心情和你洽谈。

第2招:向沟通对手表示善意与欢迎——I will arrange everything.

如果沟通是由你发起,提供对手一切的方便,能使沟通一开始便在友善和谐的气氛下进行。尤其是当你的沟通对手是远道而来的,你热心地告知他:“I will arrange everything.”(我会安排一切),不但表现出你的诚意,也能使他在不必顾虑食宿等琐事的情况下,专心与你进行沟通。

第3招:沟通进行中应避免干扰——No interruptions during themeeting!

如果沟通的地点是在你公司,那么请叮咛你的部属,勿在沟通过程中做不必要的干扰。因为过份的干扰会影响沟通的意愿和热忱。

第4招:遵守礼仪——Behave yourself!

沟通时,仍然要遵守一般的礼仪和保持良好的仪态,这样可以增加人们对你的好感,提高你的沟通效率。此外,坐姿不良,在对手讲话时左顾右盼,都足以使人对你产生不良的印象,而减低与你洽谈的兴致。

第5招:适时承认自己的过失——It’s my fault.

如果你明显地犯了错,并且对别人造成或大或小的伤害,一句充满歉意的“I’m sorry. It’s my fault.“(对不起,是我的错。)通常能够获得对方的原谅。就算他实在很懊恼,至少也能稍微缓和一下情绪。做无谓的辩解,只能火上加油,扩大事端。

第6招:抱怨不是无理取闹——I have a complaint to make.

以激愤的语气向人抱怨某事,很可能令人心生反感,而使结果适得其反。服务员上错了菜,旅馆女服务员忘了整理你的房间,送来的货物根本不是你订单上所指明的东西等情况,着实令人懊恼。但是生气并不能解决问题,不如心平气和而语气坚定地告诉对方“I have a complaint to make.”(我有怨言。)然后告诉他所发生的事。

第7招:资料须充实完备——We have a pamphlet in English.

具体的物品通常比口头描述更有说服力。当客户听到你说“We have a pamphlet in English.”(我们有英文的小册子)或“Please take this as a sample”(请将这个拿去当样品)时,一定会兴趣大增,进而问你许多和产品有关的问题。

第8招:缓和紧张的气氛——How about a break?

当会议因冗长而陷于沉闷、紧张的气氛时,做无意义的僵持是无法获得令人满意结果的。如果能在不打断对方的情形下提出“How about a break?”(休息一下如何?)对方必能欣然接受,紧张的气氛也立刻得以经解。当你们再回到会议桌时,也能以清晰的思路继续沟通。

第9招:做个周到的主人——You can use our office equipment if necessary.

如果沟通是在你的公司进行,除了应向沟通对手提供舒适的场所以外,更应该尽量配合对手,向他提供有助于沟通进行的服务与设备。例如,大大方方地告诉他“You can use our office equipment if necessary.”(如果必要的话,您可以使用我们的办公室设备。)

第10招:询问对方的意见——What is your opinion?

每个人都希望自己的意见受到重视。当你和他人进行沟通时,除了说出自己的想法以外,随时可加上一句“What is your opinion?”(你的意见是?)或“I’d like to hear your ideas about the problem.”(我想听听你对这个问题的看法。)不但让对方感觉受到重视,更能使你们因思想的交流而逐渐达成协议。

第11招:清楚地说出自己的想法与决定——I think I should call a lawyer.

如果在沟通场合中,你无法详实地说出心中的意念,不仅会使对方听得满头雾水,说不定还会让对方认为你对实际情形根本不了解,而失去和你沟通的兴致。试想假如你在向警察描述车祸发生时,不能提醒他“I had the right-of-way.“(我有优先行驶权)或没告诉他“I think I should call a lawyer.”(我想我该叫个律师。)你也许因此而吃了大亏。

第12招:找出问题症结——What seems to be the trouble?

任何一个冲突或误解的产生,都有潜在原因。为什么你的老客户这回不向你的公司订货?为什么对方不能达到你的要求?这种情况发生时,要立刻积极地探索原因。向对方探询“What seems to be the trouble?”(有什么困难吗?)或问一句“Is theresomething that needs our attention?”有什么需要我们注意的吗?)都能表示你对事情的关切。知道问题的症结,才有办法进行沟通。

第13招:要有解决问题的诚意——Please tell me about it.

当客户向你提出抱怨时,你应该做的事是设法安抚他。最好的办法就是对他提出的抱怨表示关切与解决的诚意。你的一句“Please tell me about it”(请告诉我这件事的情况。)或“I’m sorry for my error and assure you I will takegreat care in performing the work”(我为我的错误感到抱歉,并向您保证,我会尽全力处理此事。)令对方觉得你有责任感,也会恢复对你的信任。

第14招:适时提出建议——We'll send you a replacement right away.

当损失已经造成时,适时地提出补救方法,往往能使沟通免于陷入僵局,甚至于得以圆满地达成协议。例如:你运送到客户手上的货物,的确不是订单上所标明的,而你又能立即向他保证“We'll send you a replacement right away.“(我们会立即寄给您一批替换品。)或者告诉他“We can adjust the price for you if you keep thematerial.”(如果您留下这批材料,我们可以为您调整价格。)那么,客户心中的忧虑必定立刻减半,而愿意考虑您的提议。

第15招:随时确认重要的细节——Is this what we decided?

商务洽谈中,一牵扯到金额、交货条件和日期时,除了洽谈当时要用口头复述加以确认外,合约拟好后,更要详细地过目一遍。一旦发现疑点,应立刻询问对方“Is this what we decided? ”(这是我们说定的吗?)合约内容真的错得离谱,就应告诉对方“I'll have to return this contract to you unsigned.“(我得将这份合约退还给你,不能签名)以示抗议。任何合约上的问题,宁可罗嗦一点,也决不可含糊。

第16招:听不懂对方所说的话时,务必请他重复——Would you mind repeating it?

英语不是我们的母语,听不懂是很自然的。听不懂又装懂,那才是有害的。其实请人家重复或再讲清楚一点并不难,你只要说”Would you mind repeating it?“(您介意再讲一遍吗),相信对方不但会再说一遍,而且连速度都会放慢些。如果你还是没听懂,那么仍然要用这个老方法:“Could you explain it more precisely?”(您能解释得更明白一点吗?)

第17招:使谈判对手作肯定答复的问题——Is it important that …?

连续发问沟通对手给予肯定答复的问题,最后引导他对你的主要建议也作肯定的答复,是绝对需要花费一番心思的。通常沟通对手只对自己有利的问题,才会痛快地回答“Yes”。因此,在沟通场合开始前,不妨先细心地想一下,你所希望对方接受的条件,对他有什么好处,试着以“Is it important that …?”(…是不是对您很重要?)或“Is it helpful if …?”(如果…是不是对你有帮助?)来获得他的肯定,那么要使你的建议通过也不难了。

第18招:做适当的让步——The best compromise we can make is...

沟通双方的互相让步,最常见的例子就是讨价还价。买方希望卖方减价一百五十元,而卖方只想减价五十元,双方一阵讨价还价之后,最后减了一百元。不论你的对手是如何的咄咄逼人,你总得做一个最后的让步:“The best compromise we can make is …”(我们所能做的最好的折衷办法是…)或是“This is the lowest possible price.”(这是最低的可能价格了)然后坚定不移,否则如果让步得太过,你可就要有所损失了。

第19招:不要仓促地做决定——Please let me think it over.

在商场上讲究信用,一旦允诺人家的事情,要再反悔,会令人产生不良印象。因此,在下决定之前,务必要经过深思熟虑。如果你正在和客户商谈一件无法遂下决定的事时,不妨请他给你一点时间“Please let me think it over.”(请让我考虑一下)或“Wouldit be all right to give you an answer tomorrow?”(明天再答复您行吗?)切记,仓促地下决定往往招致严重的后果!

第20招:说“不”的技巧——No,but …

在商务沟通上,该拒绝时,就应该斩钉截铁地说“No.”拐弯抹角地用“That's difficult”(那很困难。)或“Yes,but……“(好是好,可是…)来搪塞,会令对方觉得你答应得不够干脆,而不是在委婉地拒绝。如果你说“No,but…”对方便清楚地知道你是拒绝了,但似乎还可以谈谈。这个时候,你因为已先用“No”牵制对方,而站在沟通的有利位置上了。

第21招:不要催促对手下决定——Stop asking “Have you decided?”

当你的沟通对方需要时间来考虑一下方案时,千万不要一直催促他“Hare you decided?”(你决定了没有?)那样,你不但干扰了他的思考,也可能激怒他。结果原本可能达成的协议或许就此泡汤了。

第22招:沉默是金——Silence is golden.

面对对方所提无法接受的提议,沉默是最有力的回答。这种无动于衷所带给沟通对手的压力,远大于浇他一盆冷水。将所达成的协议逐一列入记录—— Let's have the agreed items recorded。为了避免签约时的争执或重新商议,交涉中达成协议的项目应做成记录,并在会议结束时传阅。因此,每达成一项协议,要记得提醒对方“Let's have the agreed items recorded.”

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